Vergaderen tot in het oneindige

Op mijn werk heb ik afgelopen week een vergadering gehad over effectief vergaderen. Ja, het klinkt paradoxaal maar het bleek wel handig. Het probleem dat wij ondervonden was dat een vergadering van een uur uitliep tot ver in de twee uur. Dat begon vaak al bij onenigheid over de notulen of wie er ook alweer een bepaald agendapunt wel of niet had geagendeerd. Voordat we uiteindelijk aan de vergadering konden beginnen was het dan alweer bijna tijd om te lunchen.

Wat blijkt is dat een vergadering na één uur niet meer effectief is. Men neemt informatie niet meer goed tot zich, raakt geïrriteerd en vaak ook afgeleid. Dit doet dan ook afbreuk aan de kwaliteit van de beslissingen die je neemt in zo’n vergadering. Terwijl onze trainer vol overgave vertelde over het bovenstaande raakte ik, ironisch genoeg, enigszins afgeleid. Mijn gedachte wendde zich tot de gemeenteraadsvergaderingen.

De publieke en private sector in Nederland zit vol met vergadertijgers. Mensen vergaderen niets liever meerdere uren op een dag over de harmonisatie van bedrijfsonderdelen, de groeistrategie voor de komende vijf jaar of de evaluatie van de laatste kwartaalbijeenkomst. Dan hebben we het nog niet gehad over de creatieve vragen die in de rondvraag vaak opdoemen, denk hierbij aan zaken als het niet legen van het koffielekbakje terwijl dit toch absoluut afgesproken was. Er wordt dan ook veel tijd besteed aan discussies die op dat moment eigenlijk niet ter zake doen. Waardoor soms de kern van de discussie niet goed tot haar recht komt.

Zoals al vaker op deze website beschreven is het in de gemeenteraad in Aalsmeer ook niet vreemd om van acht tot elf te vergaderen. Tevens zijn er dan nog onderwerpen waar onvoorzien extra tijd aan besteed wordt. De vraag is of dit bevorderlijk is voor de kwaliteit van de besluiten die genomen worden. Ik kan mij voorstellen dat het veel van de mens vraagt als er drie zware onderwerpen op de agenda staan om op één avond behandeld te worden. Om dan drie uur lang opperste concentratie van raadsleden te vragen is misschien wel te veel gevraagd.

Zou het geen idee zijn om staand te gaan vergaderen? Vergaderingen zouden korter duren, mensen zouden sneller tot de kern van de discussie komen en misschien zelfs kwalitatief betere besluiten nemen. Begrijp mij niet verkeerd, ik zeg niet dat de raad foute besluiten neemt. Ik vraag mij alleen af wat er zou gebeuren als vergaderingen korter zouden duren; het maakt de spanningsboog wat korter.

Het zou in ieder geval een leuk experiment zijn om te kijken wat er gebeurt in de raad als vergaderingen korter zouden duren. Wat zou er gebeuren met het politieke debat? Wat gebeurt er met de kwaliteit van besluitvorming? Zouden er meer mensen naar de raad komen kijken als de vergaderingen korter duren? Het zijn vragen die mij tijdens die vergadering erg hebben beziggehouden. Dit ging helaas wel ten koste van de rest van de informatie die ik had moeten opnemen tijdens die vergadering.

Jason Pijnaker is jong (19) en liberaal. Student rechten. VVD-fractieassistent. Voelde zich al jong aangetrokken tot het politieke metier. Wil acht jaar vlammen in de Aalsmeerse arena. Klapt niet dicht als hij in het openbaar spreekt.

xxx