Neem Martijn, een ondernemer zoals er in Aalsmeer veel zijn. Hij begon met twee man en runt nu een fulfilmentcenter met acht mensen, waar webshops hun voorraad, verzending en retouren onderbrengen. Vorig jaar belde een vaste klant twee keer over dezelfde zending en kreeg twee keer een ander antwoord. Niemand had iets fout gedaan. Het stond in twee appgroepen, en de een had de andere niet gelezen.
Zolang je met z’n tweeën bent hoor je alles. Martijn wist welke zending klaarstond, wat er op de rolcontainer lag en wat er nog de deur uit moest. Bij acht man werkt dat anders. Er kwamen groepen bij voor de magazijnploeg, voor de retouren en voor de avonddienst. Dit vergde veel onderlinge communicatie maar dit loopt niet altijd goed. Ook hing de planning op een whiteboard dat na de drukte van december door niemand meer werd bijgewerkt.
De oplossing kwam uit een andere sector
Vanuit de Softwaresector kwam de oplossing, namelijk agile. Je werkt in korte stappen en alles wat loopt staat op één bord dat iedereen kan zien. De programma’s daarvoor, zoals Jira en Trello, komen van het Australische bedrijf Atlassian. Ze zijn gebouwd voor het verdelen van werk, in welke sector dan ook.
De consultant begon bij het proces
Martijn haalde er een Atlassian consultant bij, een rol die bureaus als Agile Scrum Group leveren. Die liep twee weken mee en vroeg vooral wie wat beslist. Daar bleek het te zitten. Klachten over zendingen kwamen binnen bij drie mensen die er elk een eigen werkwijze op na hielden. Pas toen daar afspraken over lagen, ging de software aan.
Het kostte meer tijd dan Martijn had gedacht
Het inrichten duurde zes weken en daarna moest iedereen eraan wennen. Twee inpakkers vonden het gedoe en bleven appen. Er ging een half jaar overheen voordat iedereen meedeed, en de kosten per gebruiker lopen elke maand door. Voor een bedrijf van vijf man had Martijn het niet gedaan. Een whiteboard dat je wel bijhoudt is dan goedkoper en sneller.
Nu kijkt iedereen naar hetzelfde scherm
De klant die twee keer belde krijgt tegenwoordig twee keer hetzelfde antwoord. De avondploeg ziet bij binnenkomst wat er is blijven liggen. Martijn zegt dat het hem vooral rust heeft opgeleverd, omdat hij niet langer de enige is met overzicht. Zijn appgroepen bestaan nog en gaan nu over de lunch.
(Partnerbijdrage TT)
/LJ-de-Vries.png "LJ-de-Vries")
